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プレゼン資料・企画書 パワーポイント|サンプル(見本・例) | クイックボードデザイン

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A4サイズ1枚にまとめる「究極の企画書」の作り方を知りたいと思いませんか? 現代は、ビジネスにおけるあらゆるシーンで企画書が求められています。 コストの削減、業務の改善、体制の改革、商品開発と、多くの問題を解決するビジネスプランが必要なのです。 また、管理統制のために報告書やレポートの提出を義務づける企業も増えています。 今や、企画書を中心とするビジネス文書を書くスキルは、ビジネスマンにとって不可欠な要素となりました。 そこで重要となったのが、もっとも提出する機会が多いA4サイズ1枚に内容をまとめる能力なのです。 ここでは、企画書を中心としたA4サイズ1枚文書の作り方と、5つの基本パターンを解説します。 目次 1-1 企画書の例1 報告レポート 1-2 企画書の例2 提案レポート 1-3 企画書の例3 戦略提案書 1-4 企画書の例4 戦術提案書 1-5 企画書の例5 総合企画書 2-1 なぜA4サイズ1枚なのか? 2-1-1 現代に求められているスタイル 2-1-2 読み手の負担にならない 2-1-3 3つのメリット 2-2 企画書をシンプルにまとめるための9ポイント ポイント1 レイアウトの基本 ポイント2 余白の取り方 ポイント3 フォント ポイント4 文字サイズ ポイント5 表記の統一 ポイント6 箇条書きの基本 ポイント7 要約の基本 ポイント8 ビジュアルの活用 ポイント9 色の使い方 1 企画書の例 5つの基本パターン まず、代表的なA4サイズ1枚の企画書を5例を解説します。 シンプルに内容をまとめる好例として、提出する機会が多い社内レポート2例も取り上げました。 基本パターンに必要なデータをはめ込んでいけば、誰でも整理されて読みやすい企画書が作成できます。 ・宛先 ・提出者の連絡先 1-1 企画書の例1 報告レポート 結論を明確にまとめることが「報告レポート」の目的です。 報告する内容は、出張報告、アンケート、取材などの調査報告、会議議事録などです。 基本レイアウト 1 正確な報告 報告レポートには、報告内容を正確に表現することが求められます。 最初の構成要素となる「目的」では、何を報告するレポートなのか明確に示しましょう。 「報告内容」では、見出しをつけて要約を表記し、本文では内容の補足説明を書きます。 書く順序は全体的な内容から部分的な内容へとまとめると、全体像がつかみやすくなります。 最後に「結論」で締めくくります。 2 明確な結論 「結論」は、レポート内容の中からもっとも重要な事柄を明確にする部分です。 一点に要約して補足文章を書く方法と、2~3の項目に分けて書く方法があります。 結論の内容は、「目的」から「報告内容」へと流れてきた内容との一貫性や論理性がなければいけません。 3 図表を活用 調査結果のレポートなどでは、内容を納得させる要素として、わかりやすいグラフやチャートを挿入しましょう。 スペースが限られているA4サイズ1枚文書では、的確に図表を選ぶ必要があります。 特徴的な部分に写真データを埋め込むのもイメージの共有には効果的です。 4 フォーマット化する 使用頻度の高い報告レポートは、フォーマット化しておきましょう。 一般的な報告書や稟議書などと同様に、会社でフォーマット化されているところもありますが、もしもない場合には、報告レポートもフォーマット化しておくと、社内業務のスリム化ができます。 1-2 企画書の例2 提案レポート まとめた結論を基にどうすべきか提案するのが「提案レポート」です。 報告レポートよりも企画書的な要素が強くなります。 基本レイアウト 1 3要素をまとめる 提案レポートは、報告レポートに提案が加わった内容になりますが、構成要素は上の基本レイアウトにある3要素にまとめます。 盛り込む内容が増えるので、整理してまとめなければいけません。 スペース的にはレポートの目的となる「提案」を広くとり、「報告内容(現状分析)」と「結論(課題)」はできるだけ要約します。 「報告内容(現状分析)」と「結論(課題)」をひとつの項目にまとめる場合もあります。 2 重要なのは「提案」 提案レポートでもっとも重要な要素は、「報告内容(現状分析)」と「結論(課題)」を受けた「提案」です。 問題の解決策となる提案は、簡単には導くことができない難しい内容のものもあります。 社内外での情報収集がカギとなるケースも多いので日頃からアンテナを立てておきましょう。 内容をより具体化させて「スケジュール・予算・効果」まで記述してもいいでしょう。 3 戦略提案書のスリム化 提案レポートは、次の項で解説する「戦略提案書」と構造的に似ています。 戦略提案書の現状分析は、多方面から情報収集と分析の結果が示されるのに対し、提案レポートではあくまでも「報告内容」です。 提案レポートでは、「報告内容(現状分析)」とその「結論(課題)」を見極めて、解決方法を提案します。 4 問題解決のためのフォロー 社内提案である提案レポートは、提出した案が不採用になっても、どこに問題があったのか確認して提案し直すことが重要です。 提案レポートを提出するということは、なにか社内に問題があるということ。 その問題を解決しなければ会社はよくならないのです。 なんらかの事情で不採用になっても、問題解決への思いを捨ててはいけません。 1-3 企画書の例3 戦略提案書 「戦略提案書」は、「どうすべきか」という方向性(戦略)を提案する文書です。 総合的な企画書に必要なのは「課題」「基本方針」「解決策」という3要素と、これを書く7つのステップです。 基本レイアウト 1 現状分析と課題設定 「現状分析・課題設定」は提案の論拠となる部分です。 社会環境や様々な要素の動向から2~4項目を選出してしっかりとした分析を行い、問題点を明確にして課題をあぶり出します。 ここが的確でないと、戦略提案が、ただのアイデア提案で終わってしまいます。 重要とはいえ戦略を導き出す前段階ですから、スペースとしては全体の20~30%に収めましょう。 2 タイトルやテーマを工夫する どんな提案なのかということを「ひと言」または短文で表現する「タイトル」「テーマ」があると、独自性が出て説得力がアップします。 そのためにも、提案する戦略やプランには、コンセプトが伝わりやすくイメージしやすいネーミングを考えましょう。 3 説得力を高める図表 現状分析で説得力を発揮するグラフやチャートは、1~2点に絞って挿入します。 限られたスペースですから、ひとつの図表でどれだけの情報を伝達できるか工夫しましょう。 棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、レーダーチャートといった図表は、それぞれの特徴を理解して使い分けます。 グラフの上に傾向線を重ねたり、グラフを効果的に着色したりして、傾向性や重要性を表現することも可能です。 4 明確な方向性の提示 明確な方向性の提示は、戦略提案書の決め手となる要素です。 現状分析や課題に基づいた論理性、一貫性をもった方向性を述べます。 いくつかの選択肢を設定して、最適な方向性を選択させるという手法もあります。 1-4 企画書の例4 戦術提案書 「戦術提案書」は、どの方向に進むべきかという戦略提案書に対して、その戦略をどのように実施するかを具体的に提案する文書です。 基本レイアウト 1 具体的な提案 戦術提案書の目的は、具体的な解決策を明示することにあります。 具体的な実施内容を書く「目的」は、タイトルと短文で済ますケース、タイトルに見出しを付けた項目をプラスするケースがあります。 背景などの裏付けデータを加えると説得力がアップしますが、スペース的には全体の10~20%程度に収めます。 2 具体的な展開 より具体的な展開方法、展開内容を提示する「戦術提案」には最大のスペースを割きます。 読み手が具体的に検討できる材料を提示しましょう。 イメージ写真などを挿入すると具体性がアップします。 提案内容が多くなってどうしても1枚では表記できない場合には、全体像だけを表記して、別紙資料として詳細を添付します。 3 説得力を高める「事例」 他社や他業界での活用事例などを提示することで、読み手の理解を深めることができます。 また、「成功させるポイント」などとして客観的な判断材料を提供すると、説得力が高まります。 4 スケジュール・予算・効果 具体的な実施提案にするためには、提案から実施までのスケジュール、実施にかかる費用、実施した場合の効果予想が欠かせません。 スケジュールは、「準備期間」「実施期間」から「フォロー期間」まで提案します。 スペースに余裕があれば、箱矢印や線図も活用しましょう。 費用は総経費を提示し、必要に応じて別紙の見積もりを用意します。 効果予想は必須要素ではありませんが、説得力を高めるために現実的な内容を記載しましょう。 1-5 企画書の例5 総合企画書 「総合企画書」は、戦略提案書と戦術提案書をひとつにまとめたものです。 企画書に必要な3要素7ステップをすべて盛り込んだ内容になります。 基本レイアウト 1 4項目に集約 項目としては、上記の4項目に集約されます。 A4サイズ1枚に戦略から戦術まで盛り込むので、いかにスペースをうまく使うかが問われます。 各項目のスペースは、内容に応じて割り振りましょう。 「基本方針」と「解決策提案」に多くのスペースを割くのが一般的です。 企画書全体に一貫性をもたせ、論理的にまとめることが重要です。 2 レイアウトの重要性 要素が多い総合企画書では、なにがどこに書いてあるかわかりやすいように、バランスよくレイアウトしましょう。 ひと目で全体像をつかめることがA4サイズ1枚のメリットなのです。 左右が対象で、できるだけ均等な枠を配置すると見栄えのよい仕上がりになります。 レイアウト感覚、デザイン感覚に優れている人が書いた企画書は、見た瞬間に判断できるものです。 3 文字量を抑える 見た目を美しくするためには、文字量の限界があります。 小さい文字があふれている企画書では、読む気を失ってしまいます。 総合企画書ではとくに、見出しと箇条書きをうまく使って文字量を抑えましょう。 フォントの使い分け、サイズや太文字などで強弱をつけて読みやすくします。 4 読みやすくするための図表 総合企画書は、盛り込む要素が多いために、文字だけの文書になりがちです。 図表や写真データなどをうまく挿入して文字数を抑え、読みやすい文書を目指しましょう。 文字だけの構成になった項目でも、矢印などの記号や枠を工夫することで読みやすくすることができます。 2 A4サイズ1枚企画書の作り方 ここからは、ビジネス文書をA4サイズ1枚にまとめるためには、いくつかのコツをお伝えします。 そのコツさえつかめれば、決して難しいことではありません。 「究極の企画書」などと言われるこのスタイルの存在意義と、作成のコツとなる9つのポイントを解説します。 2-1 なぜA4サイズ1枚なのか? ビジネスプランをシンプルに提案する1枚企画書には、いくつかの型があります。 A4横サイズの表裏にA5サイズを4ページプリントして、真ん中で折る小冊子的なもの。 2-1-1 現代に求められているスタイル スピードを求められる現代のビジネスシーンにおいて、企画書に求められる最重要事項は「シンプルさ」です。 提案相手に時間を割いてもらうことが難しい状況になってきているこの時代に、ページ数の多い企画書を提出しても、見向きもされない可能性すらあります。 相手が時間をかけずにひと目で把握できるのは、A4サイズ1枚の文書なのです。 2-1-2 読み手の負担にならない A4サイズ1枚の企画書は、俯瞰して企画を読めるので相手の負担になりません。 報告書やレポートと同様に、ビジネス書類の標準となっているA4サイズの企画書は保管がしやすいというメリットもあります。 2-1-3 3つのメリット こいしたA4サイズ1枚のメリットをまとめると、次に3点に集約されます。 2-2 シンプルにまとめるための9ポイント 伝えたいことをA4サイズ1枚にうまくまとめるためには、いくつかのポイントがあります。 文字数が限られるので情報の取捨選択が重要になることは、言うまでもありません。 1枚の文書の中で、何が重要で何を伝えたいのか、どこを強調したら効果的なのか、しっかり検討しましょう。 ポイント1 レイアウトの基本 A4サイズ1枚の企画書は、読み手の視線を意識したレイアウトが必要です。 横書きの場合は、左上から右下へと移動する「Z」状の流れが基本となります。 手順や時間の流れを示す表やチャートは、左から右、上から下へと並べます。 ポイント2 余白の取り方 読みやすくするためには、用紙の上下左右にある程度の余白をとり、文字の行間を調整してゆとりをもたせます。 上下左右は1cm程度の余白を作りましょう。 行間は一般的に文字サイズの50%から70%に設定すると読みやすくなります。 項目など強調したい文字の上下には余白をとり、枠の中の文字も前後左右に余裕をもたせると、読み手に要点を伝えやすくなります。 ポイント3 フォント フォントは「ゴシック体」と「明朝体」の2種類を使い分けましょう。 見出しなど目立たせたい部分には、線が太く力強い印象のゴシック体が適し、本文には線が細くて文字のサイズを小さくしてもつぶれにくい明朝体が適しています。 スクリーンでプレゼンをするスライドを作る場合には、すべてゴシック体を使用したほうが読みやすくなります。 Windowsのユーザーであれば、ゴシック体は「メイリオ」、明朝体は「MSP明朝」を使用すると、見やすく引き締まった印象に仕上げることができるでしょう。 ポイント4 文字サイズ 1枚文書に使用する文字サイズは、大・中・小の3サイズを設定しましょう。 基本的なサイズ範囲から3サイズを選びます。 ・無駄な言葉を省く ・体言止めを効果的に使う 長くて無駄のある修飾語や重複している言葉を省くと文章がすっきりします。 全ての文章を「~です」「~である」などと終わらせるのではなく、名詞で終わらせる体言止めを適切に使うと、メリハリのきいた文章となります。 ポイント8 ビジュアルの活用 写真やイラスト、地図やクリップアートなどのビジュアルデータを活用すると、直感的な伝達ができて、イメージの共有に役立ちます。 いくらA4サイズ1枚に要約しても、言葉だけでは伝えきれない事柄もあります。 自分で撮った写真や自作したイラストデータ、マイクロソフトが提供しているクリップアートなどの使用は問題ありませんが、著作権や肖像権には注意しましょう。 インターネット上のデータを使用する場合は、フリー素材として公開されているものか、データが市販されているコーポレイト画像になります。 ポイント9 色の使い方 色を使うときの基本は、黒、青、赤の3色です。 カラープリンターやカラーコピーが普及した近年は、企画書もカラーで作られることが一般的になりました。 しかし、色の使い過ぎは散漫な印象を与えてしまうので注意しましょう。 文字には黒、枠やスライドの背景には青、強調したいポイントは赤、などと3色に絞り、濃淡でバリエーションを作ると、整理された印象で重要な部分も伝わりやすくなります。 まとめ 後半で解説した9つのポイントを意識して、前半の基本パターンを想定してください。 提案書や企画書にといったビジネス文書に共通するポイントが、おわかりいただけますね。 ここでは究極とされるA4サイズ1枚のビジネス文書を、読み手がわかりやすいように作成する方法を解説してきました。 最後に、企画書の目的である「プレゼンテーションを通す」ためのチェックポイントを3つ紹介しましょう。 「自分を変えてお金も増やしたい」 「好きな事ややりたい事が見つからない」 「経済的にも精神的にも不安をなくしたい」 けど、そのやり方がわからなくて悩んでいませんか? そんな方のために、あなたの人生にお金と自由をもたらす秘訣をプレゼントします! ・本当にやりたい事の見つけ方とは? ・才能、学歴、能力に関係なく成功するには? ・自分が変えて目標を実現するメカニズム ・凡人から脱するための2ステップ戦略とは? ・成功者だけがこっそりやっているコト ・潜在意識をプログラミングする作業 ・年収を10倍にする鍵とは? ・極めて生産性を上げる究極の勉強法 ・最大の収入と安定をもたらすセールス ・お金持ちになりたい人に必要な3つの習性 ・新しい自分を作るプロセスとは? など、ビジネスや経済的成功や人生を変える方法が詰まっています。 2020年6月29日• 2020年6月22日• 2020年6月16日• 2020年6月9日• 2020年6月2日• 2020年5月26日• 2020年5月19日• 2020年5月12日• 2020年5月6日• 2020年4月29日• 2020年4月22日• 2020年4月15日• 2020年4月8日• 2020年4月1日• 2020年3月25日• 2020年3月18日• 2020年3月11日• 2020年3月4日• 2020年2月26日• 2020年2月19日• 2020年2月12日• 2020年2月5日• 2020年1月28日• 2020年1月21日• 2020年1月14日• 2020年1月7日• 2019年12月31日• 2019年12月24日• 2019年12月17日• 2019年12月10日• 2019年12月3日• 2019年11月26日• 2019年11月19日• 2019年11月12日• 2019年11月5日• 2019年10月29日• 2019年10月22日• 2019年10月15日• 2019年10月8日• 2019年10月1日.

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魅力的なプレゼン資料や企画書作成のコツ【参考スライドあり】

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By: まずは、プレゼンテーションとは何か?というところから理解していきましょう。 プレゼンテーションとは プレゼンテーションとは 「 相手に自分の意見や情報を伝え、理解し・納得し・行動してもらい、それにより自分の目的を達成すること」です。 そう考えればプレゼンテーションは、ビジネスだけでなく学術研究や政治、日常生活までありとあらゆる場面で行われていることが分かると思います。 ビジネスにおいてプレゼンテーションは事業活動の中の1つのプロセスに過ぎません。 例えば、あるコンサルティングのプロジェクトを例に取ると、下の図の色付きの部分が「プレゼンテーション」になります。 プレゼンテーションの流れ プレゼンテーションの一連の流れを図にすると、下のようになります。 2つめのプレゼン資料の作り方のコツとして プレゼンテーションの相手と目的、そして伝えるべきメッセージをきちんと把握しましょう。 プレゼンテーションの相手と目的 あなたが プレゼンテーションを行おうとする相手は誰でしょうか?また、 プレゼンテーションの目的は何でしょうか?プレゼンテーションの準備をする前に、この2点をよく把握しておく必要があります。 特に意識して欲しいのが プレゼンテーションの目的=ゴールです。 プレゼンテーションのゴールは、「相手に行動してもらう」ことになります。 そのため、どんなに分かりやすくビジュアルに優れたプレゼンテーション資料を作ったとしても、どんなに興味深く感動的なプレゼンテーションを実施したとしても、プレゼンテーション後に相手が行動してくれなければ、それは良いプレゼンテーションとは言えません。 相手に行動してもらうためのプレゼンテーションのコツ では、「相手に行動をしてもらう」ためには、どんなプレゼンテーションを行えば良いのでしょうか?そのためには大きく3つのコツがあります。 1つめのコツは、 「 相手がプレゼンテーションの内容を理解できる」ということです。 プレゼンテーションを聞いた後に、相手が「この話し手は何を言っているんだろう?」「何を伝えたいのかさっぱり分からない」という状態だと、当然相手はその後の行動を起こすことはありません。 2つめのコツは、「 相手がプレゼンテーションの内容に納得できる」ということです。 プレゼンテーションを聞いた後に、相手が「言いたいことは分かるけどやりたくない」「何をして欲しいかは理解したが本当に上手くいくのか腹落ちしていない」という状態だと、当然これもまた、相手はその後の行動を起こすことはありません。 3つめのコツは 、「 相手がプレゼンテーションの内容をもとに実際に行動できる」ということです。 プレゼンテーションを聞いた後に、相手が「やるべきだとは納得できたが現実には無理だろう」「理屈はわかるが実際にはできない」という状態だと、当然これもまた、相手はその後の行動を起こすことはありません。 上の図のように 、 「相手に自分の意見や情報を伝え、理解し・納得し・行動してもらい、それにより自分の目的を達成すること」が良いプレゼンテーションなのです。 プレゼン資料を作成し始める前に、下の図のようにプレゼンテーションの相手・目的を書き出しておきましょう。 プレゼン資料を作っているうちに、本来の目的からズレていってしまうこともよくあるからです。 プレゼンテーションで伝えるべきメッセージ プレゼンテーションの相手と目的が設定できたら 相手に伝えるべきメッセージを考えましょう。 相手と目的が変われば、伝えるべきメッセージも変わってきます。 例えば、相手が「親」で、目的が「お小遣いの増額」であるプレゼンテーションを例に考えてみましょう。 この場合相手に何を伝えれば、行動「お小遣いを上げる」してくれるでしょうか。 これからお金を使う必要がある金額を計算して不足していることを示せばよいかもしれません。 あるいは、周りの友人達が自分以上にお小遣いをもらっていることを示すべきかもしれません。 はたまた、成績が上がったご褒美をもらうことを主張すべきかもしれません。 このように、 相手が理解し・納得し・行動するために、どんなメッセージが適切なのかをきちんと定義 しましょう。 このように、プレゼンテーションで相手に伝えるべきメッセージは、相手や目的により変わってきます。 そのため、プレゼン資料を作成する際には、下の図のように伝えるべきメッセージを明確して書き出しておきましょう。 パワーポイントはプレゼンテーション、すなわち、自分の言いたいことを相手に伝えることにはとても良いツールです。 しかし、パワーポイントは考え尽くしたことを表現するツールに過ぎず、 相手にどう伝えたら伝わりやすいのか考えるには不向きなツールなのです。 また、ビジュアルや効果に気持ちがいってしまい肝心のコンテンツに関心が薄れてしまうのも問題です。 紙に手書きで書いて考えるという方法もありますが、 ワードのアウトライン機能を使う方法がオススメです。 実際の画像を使いながら解説していきます。 実際のアウトライン表示は下の画像のようになり、左上の左右の矢印をクリックすると、レベルの上げ下げが簡単にできます。 見出しとして取り扱うものと、その内容にすべきものを簡単に分けられます。 いきなりパワーポイント資料を作り始めてしまうと、デザインや効果に集中してしまいがちです。 まずはこのように全体を俯瞰して、起承転結のような流れを作ることが大切です。 また、ワードで作成したアウトラインを、パワーポイントのタイトルとしてインポートすることもできます。 作成したアウトラインのワードファイルを選択すると、下の画像のようにタイトルとして取り込むことができます。 大変便利な機能なのでぜひ使ってみてください。 ここまでのプロセスで、プレゼンテーションの相手と目的、そして相手に伝えるべきメッセージが明確になりました。 ストーリーは、相手に伝えるべきメッセージを補足する情報のことで、相手がメッセージを理解できるようになります。 具体的には、 プレゼンテーションの流れ=何をどんな順番でどのように伝えていくかの構成のことをいいます。 ストーリーがなく、単なるメッセージだけのプレゼンテーションは相手に理解してもらえません。 ストーリーの基本形 ストーリーの基本形は「起承転結」です。 もともとは漢詩の「絶句」と呼ばれる4行の構成からきています。 4コマ漫画にも使われていますね。 一般的によく使われているので馴染みのあるストーリー構成なのですが、もともと文学や物語に使われてきたため ビジネスにはふさわしくない部分もあります。 ビジネスにおけるストーリー ビジネスにおけるプレゼンテーションは 問題解決の提案が多いです。 問題解決には「空雨傘」と呼ばれるストーリーが分かりやすいです。 これは、「空に雲が多い」という事実から、「雨が降りそうだ」という解釈を行い、「傘を持っていこう」という行動を起こすという流れです。 この 空雨傘の流れは、問題解決にとても重要となる考え方です。 事実をきちんと確認しそれを解釈し、さらに行動するという、空雨傘のどれが欠けても正しい問題解決が行えないからです。 日常的な問題解決の例 日常的な問題解決を例にみてみましょう。 例えば、家族や友人に「どうも体調が悪いんだよね・・・」と言われたとします。 下の図のAさんの「薬飲みなよ!」という回答は問題解決になっているでしょうか。 体調の悪さが薬で治るのかどうかが疑問です。 Bさんは「病院行きなよ!」という回答です。 これはどうでしょうか?こちらは、どの病院の何科にかかればよいのか分かりません。 Cさんの「どこがどう悪いの?」という回答が正解です。 体調が悪いといっても、怪我や病気、二日酔いや肩こりなど様々な状況があります。 解決策である「薬」「病院」は正しい解ではないかもしれないのです。 正しく問題解決に繋げるには、空雨傘で言う空、つまり事実から確認することが必要なのです。 ビジネスにかぎらず、日常生活には問題が沢山あります。 それぞれの問題にこの空雨傘の考え方が応用できます。 空 雨 傘 電車が遅れている 復旧に時間がかかりそうだ タクシーを使おう 天井から水が漏れている 屋根に穴が開き雨漏りしている 屋根修理業者に依頼しよう 最近サッカーチームが勝てない 終盤スタミナが切れて失点する 交代タイミングを早めよう 天ぷら油から火が出た 油の火事は水をかけられない 消火器を使って火を消そう このように、問題解決には空雨傘の流れがとても重要になります。 どうしても問題解決には成果につながる「どのように解決するか」から考えがちですが、 空雨傘の空、事実の把握から始める必要があります。 空雨傘と問題の定義と解決法 空雨傘を、問題の定義と解決法・5W1Hに当てはめると下の図のようになります。 「体調が悪い」という情報だけでは、正しい解決法につながらない可能性があり、問題解決のためにはまず問題の特定・定義が重要なのが良く分かると思います。 下の本は問題解決についておそらく世界一分かりやすい本だと思います。 もしこういった考え方に慣れていないようでしたら、こども向け?とバカにしないでまずはここから読んでおくと非常に理解が深まります。 自分にとっては明白であり当然のことでも、相手にとって明白で当然のことであるとは限りません。 そのため、メッセージを相手に理解し納得してもらうためには、論理的に説明していく必要があります。 例えば、「スカイツリーは日本一高い」「『日本一』のモノは人気が出る」という2つの事実や情報があったとします。 そこから導き出される結論は何でしょうか?そうです、「スカイツリーは人気が出る」ですね。 このような思考法を演繹法と言います。 逆に、伝えたい結論やメッセージが先にあった場合、演繹法で論理展開するためにはどんな事実や情報を示せば良いのかという考え方もできます。 例えば、「工藤は酔っている」という結論を導きたい場合には、どんな事実や情報があれば良いでしょうか?例えば、「お酒を飲むと酔っ払う」と「工藤はお酒を飲んでいる」ですね。 例えば、「大根の価格が高い」「白菜の価格が高い」「青梗菜の価格が高い」という3つの観察事項や事実があったとします。 そこから導き出される結論は何でしょうか?そうです、「野菜の価格が高騰している」ですね。 このような思考法を帰納法と言います。 演繹法と同じ様に、逆に、伝えたい結論やメッセージが先にあった場合、帰納法で論理展開するためにはどんな事実や情報を示せば良いのかを考えることもできます。 例えば、「ラーメンは太りやすい」という結論を導きたい場合には、どんな事実や情報があれば良いでしょうか?例えば、「味噌ラーメンは太りやすい」「豚骨ラーメンは太りやすい」「醤油ラーメンは太りやすい」が考えられると思います。 帰納法で注意すべき点は、事実からいくつかの異なる解釈が生まれるという点です。 様々な解釈ができるのですが、相手を納得させるために有用な解釈を導き出しましょう。 このように、 演繹法や帰納法といった思考法を活用し伝えたいメッセージを相手が理解し納得できるように論理展開を組み立てていきます。 先に例にあげた「お小遣いを増額するプレゼンテーション」を例にとると、演繹法なら「お小遣いが増額すれば成績が上がることを示せばよい」とも考えられるでしょうし、帰納法なら「友人達のお小遣額が自分より高いことを示せばよい」とも考えられると思います。 ロジックツリー このように、メッセージを裏付ける論理展開を組み立てていくと全体の構成は大きな木のようになります。 これを ロジックツリーと呼びます。 実際にここまで作りこむのは少し手間ですが、プレゼン資料を作成し始める前に行っておくと後のプレゼン資料の作成がとてもスムーズになります。 論理展開に矛盾や無理がないか簡単にチェックできるようになるからです。 因果関係の錯覚 論理展開を考えていく上で、誤りやすいポイントとして「 因果関係を錯覚してしまう」ことがあります。 因果関係とは原因・結果の関係のことです。 この関係を考える時に錯覚を起こさないように注意する必要があります。 同じようにビールもよく売れます。 アイスクリームの売上とビールの売上には相関(一方が変わればもう一方も変わるように、お互いに影響を持つこと)がありますが、因果関係はありません。 これは、「夏は気温が高くなる」ということとアイスクリームとビールの売上それぞれに因果関係があり 2つの間に直接の関係はないためです。 原因・結果の逆転 「MBA留学をすると出世する」というメッセージがあるとします。 正しそうに思えますが、よく考えてみると、企業はそもそも出世する従業員をMBA留学に派遣しているのかもしれません。 このように 原因と結果が逆転してしまうことがあります。 にわとりと卵 にわとりと卵は、売上高と広告宣伝費の関係と似ています。 広告宣伝を行えば売上高が増える傾向にあるのはもちろんですが、売上高の何%を広告宣伝費にあてようと考えている会社も多いです。 そのため、「売上高が上がったから広告宣伝費が増えた」のか「広告宣伝費が増えたから売上高が上がったのか、 どちらが先なのかの判断は難しくなります。 まとめ 今回は「 実際に作り始める前に考えておくべきわかりやすいプレゼン資料を作るためのの構成とコツ」をわかりやすく5つのポイントに整理して解説しています。 プレゼンテーションとその流れ• プレゼンテーションの相手・目的、伝えるべきメッセージ• プレゼン資料を作り始める前に全体的な構成を考える• プレゼンテーションのストーリーと構成• プレゼンテーションの論理展開 プレゼンテーションは相手に動いてもらってはじめて良いプレゼンと言えます。 わかりやすいプレゼンテーションのために、実際にプレゼン資料を作り始める前にしっかりと準備してください。 また、みんなの教科書では、プレゼン資料の具体的な作り方の詳細を別記事にまとめています。 あわせてお読みください。 みんなの教科書記事 「見やすく分かりやすい!パワーポイントプレゼン資料の作り方」 ビジネススキルを身につけたい全ての人に有用な記事になれば幸いです。

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営業プレゼンは「3~5分」で終わらせる!そのための「資料構成」は、これだ!

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こちらは4つでした。 いかがでしたか? 8つの図の方はひとつひとつ数えていきましたよね? それに比べて4つの方はひとつひとつ数えなくても、すぐに「4つ」だと判断できたのではないでしょうか? そして、これこそがシンプルスライドをオススメする理由・・・ ではないんです。 もちろん要素を減らして、スライドを見た人が瞬時に判断できるようにすることは大切です。 多くの要素が詰め込まれたスライドは見ていて疲れてしまいます。 でもこれが本当の意味でのシンプルスライドではないんです。 本当にシンプルなスライドというのは、要素を減らすことが目的ではなく、聞き手に本当に伝わるスライドを作ることです。 ですから、場合によっては少し要素が多くても問題ないと思っています。 今回は、具体的に「シンプルとはなにか?」について理解を深めていただきながら、シンプルなプレゼンスライドの作り方をお伝えしていきます。 でも、スライドの中身を少なくして簡単にすることだけが「シンプル」だと思ってしまうと、聴き手に伝わるシンプルデザインを作ることが難しくなってしまいます。 ですので、まずはシンプルなスライドを作る前にシンプルとは何か? について知っておく必要があります。 なぜなら、 シンプルはその言葉の意味とは裏腹に奥が深く、ちゃんと理解しなければ、本当の意味でのシンプルなスライドを作ることができないからです。 シンプルで成功したビジネス たとえば、ビジネスの世界に目を向けてみましょう。 Appleはそれまでボタンがたくさんあった携帯電話からほとんどのボタンを取り除き、スマートでシンプルな携帯電話を世に送り出しました。 フォードは1900年代初頭、まだ自動車が庶民には手が出せないほど高額だったころに、構造や生産方法をシンプルにした「T型フォード」1種類のみ生産することによって、生産効率を飛躍的に高め、庶民でも買える大衆車を生み出しました。 バルミューダの家電はとてもシンプルなデザインですが、見た目だけではなく操作もシンプルであることにこだわっています。 「シンプル」と聞くと「デザイン」のことを対象にしているように感じますが、それだけではありません。 アップルは携帯電話からボタンをなくすことで、軽量かつ画面が大型化され見やすくなり、操作性も非常に良くなりました。 フォードは、ユーザーが自分たちで直せるほどシンプルな構造で、操縦が簡単なのでだれでも運転することが可能になりました。 バルミューダの家電は多くのボタンと複雑な機能でユーザーを困らせることなく、直感的に操作できるようになっています。 シンプルは見た目だけの効果があるのではありません。 シンプルを本質的に捉えようとすると、その機能性にたどりつくのです。 つまり、シンプルであることはお客さんや使う人のためのことを考え抜いて生み出された結果のことなんです。 しかもシンプルにすることは相手のためになるだけではありません。 自分自身のためにもなることがシンプルの特徴です。 先ほどの例でいえば、シンプルな構造は部品数を減らし、製造工程がシンプルになり、製造コストが抑えられます。 時間とお金の節約にもつながるのです。 これらのことはすべて、プレゼンスライドにもそっくりそのまま置き換えることができます。 シンプルなスライドは複雑なレイアウトやデザインを必要としないため、制作者の制作負担を軽減することができます。 また、1枚のスライドには限られた情報のみが表示されるため、聴き手がすぐに理解できることができます。 シンプルであることはお互いにとって大きなメリットがあるんです。 シンプルデザインの特徴 シンプルってことは簡単に済ませることなんだから楽勝じゃん!と勘違いされる方もいるかもしれませんが、これはまったくの間違いです。 シンプルにするためには複雑な工程を経る必要があります。 「複雑さの手前にあるシンプルさなど、どうでもいいが、複雑さを越えた先にあるシンプルさなら、是が非でもほしい。 」 オリバー・ウェンデル・ホームズ(アメリカの作家、医学者) シンプルなスライドを作るためには、そこに行き着くまでに 多くの試行錯誤や苦悩、失敗、迷いがあってシンプル化することができます。 ただ、なにも考えずに、何も付け加えていないものがシンプルなのではなく、多くの要素から 不要なものをそぎ落としていく作業を経てシンプルになっていくのです。 でもお伝えしていますが、シンプルなスライドを制作していく過程は、刀鍛冶と同じです。 日本刀の制作過程は、鉄の塊を何度も何度もハンマーで叩き、叩いて伸ばされた鉄を今度は折り返してまた叩き伸ばして、また折り返して叩く、といった工程を繰り返しながら、形を整えていき、鍛え上げていきます。 その後もいろいろな工程を経て、最後に刀を研ぐことで、触れただけで指が切れるほどの日本刀が完成します。 そうなると、先ほどお伝えした、制作工程がシンプルで時間の節約になるという作り手のメリットがないように感じますよね? 結局面倒くさいことをしなくちゃいけねーんじゃねーか!! と思われると思いますが、パワーポイントで作業をする前の準備段階である、スライド構成の設計やメッセージの選定などは何度も考え直すので時間がかかります。 でも、実際にパワーポイントでスライドを作り出す作業はデザインがシンプルなため、時間はかかりません。 さらにデザインがシンプルだと、他のプレゼンでも使い回しが容易になるといったメリットもあるんです。 iPhoneだってフォードだってバルミューダだって、結果的にはシンプルであることがメリットになっていますが、商品ができるまでには非常に複雑なステップを踏んでいることを忘れてはいけません。 シンプル化は手を抜くことではないですから。 シンプルは誰もが受け入れやすい デザインに限らず、世の中には流行りがあります。 その中で何年たっても変わらないものは、長く愛され続けます。 喫茶店のナポリタン、コンバースのスニーカー、ホンダスーパーカブ、サザンオールスターズなど。 流行を追い求めたものは時代とともに消えていきますが、流行に縛られないものは長く愛され続け、おそらく今後も愛され続けていきます。 なぜなら、これらは何年たっても色あせることなく、普遍的な存在として時代に認められた存在だからです。 つまり、 多くの人に愛されるためには、普遍的であることが大切だと、私は考えています。 奇抜で想像を超えたデザインは、確かに人の目をひくかもしれません。 でも、プレゼンの場合、デザインの新しさを見せることが目的ではありませんよね。 あくまでも プレゼンの主役は提案内容であって、デザインが目立つ必要はないんです。 そのためにも普遍的でシンプルなデザインであることが、プレゼンスライドには求められると思います。 なぜならそれが、見やすくわかりやすいスライドになり、最終的には聴き手のためにもなるからなんです。 Googleのトップページは素っ気ないほどシンプルで、こんなデザインなら誰でもできると思いがちですが、(実際わたしもそう思っていました・・)Googleのトップページはユーザーがいかに迷わず、ストレスなく使うことができるか、ということを考え、無駄を徹底的にそぎ落としたデザインになっています。 Googleウェブマスターチームの川島優志氏によると、ボタンの位置や大きさ、色、形にもこだわり、レイアウトも1ピクセル単位で変えて検証しているというのです。 しかもそれは現在も、注意して見ないとわからないぐらい微妙な仕様変更が行われています。 あんなにシンプルなデザインでも、裏ではこんなに色々な試行錯誤が隠されているんです。 だからこそ、だれでも使いやすい検索エンジンとして世界トップを走り続けることができているんだと思います。 本当に素晴らしいシンプルスライドは一見すると簡単に作られていそうでも、その裏では多くの試行錯誤をすることで、どんな聞き手でも一瞬で理解することができるスライドになるんです。 シンプルスライドの考え方 デザインに目的があるのだとすれば、それはたったひとつ、 「伝わりやすいかどうか?」 ということだけです。 デザインに凝りすぎて、聴き手に伝わりづらいプレゼンスライドは作らないようにしてください。 時間と労力をかけるだけ無駄な作業となります。 無駄を削ぎ落とす プレゼンスライドを作っていく上で、たくさんの情報を伝えたくなるでしょう。 細かなデータや詳しい情報を伝えたくなると思います。 それでも、全てを伝えることは避けて本当に伝えたい情報だけを伝えるべきだといえます。 Appleのデザインを統括するジョナサン・アイブは 「このパーツは必要か?これ1つで他の4つの機能を実行させられないか?」 と、どこかに無駄はないか常に自問自答し続けたといいます。 たとえば「文章力を向上させるコツが詰まった本」をプレゼンするとしましょう。 その時、準備段階で出てきた要素が下記の通りです。 ・ビジネスメールなどで役に立つ ・企画書がうまく作れる ・報告書が簡単に作れる ・ブログが上手く書ける ・SNSで発信力が高まる ・ラブレターが上手になる ・ニュース記事が書けるようになる 確かにすべてがこの本の特徴なんでしょうが、これらすべての要素をプレゼンに盛り込む必要はありません。 まずターゲットを考えてみると答えは明白になります。 ターゲットがビジネスパーソンなら、間違いなく ・ラブレターが上手になる は必要ありません。 他に必要ないものは ・ブログが上手く書ける ・SNSで発信力が高まる ・ニュース記事が書けるようになる の3つですね。 「ブログが上手く書ける」とか「ニュース記事が書ける」などと言われても、それを望んているビジネスパーソンは少ないですよね。 また、細かい情報も必要ないですね。 たとえば、先ほどの本が、どんな紙の種類が使われているのかとか、フォントの大きさ・種類、色使い、などといった情報は必要ありません。 確かにそれらは、本を構成する上で非常に重要な要素ではありますが、本を買う人にとってはそこまで重要な要素ではありません。 いかに「無駄」を見つけ出し、そぎ落としていくか。 自分たちにとって重要な要素が、相手にとっても重要なのかをしっかりと見極めて、いらないと判断した要素は切り捨てていくことが大切です。 日本人は特にこの感覚に優れているはずなんです。 なぜなら、古くの日本の建築や美術品は、無駄を削ぎ落とした先に放つ凛とした佇まいや、ギリギリのバランスで成り立つ緊張感や鋭さといった要素から成り立っているからです。 日本人こそ本来、シンプルな美を愛する本質を理解しているはずなので、きっとあなたも自分が制作する資料の無駄に気づくはずです! 全ての要素に意味がある 先ほど例として挙げたApple、フォード、バルミューダ、さらにGoogleは、シンプルにすることでユーザーに使いやすさを提供しているわけですが、これらの共通点として、 必要なものだけに「絞る」という点が挙げられます。 機能を絞ったり、ラインナップを絞ったり、特徴を絞ることで、不要なものを取り除きシンプルにしていました。 反対に言えば、 絞った先に残った要素にはすべて意味があり、そのなかでひとつでも欠けてしまったら、成り立たないということです。 プレゼンスライドでも、すべてのスライドに意味があり、たったひとつの要素でも欠けてしまっては成り立たない、というぐらい要素の取捨選択が大切になってきます。 プレゼンスライドをシンプルにつくる方法 シンプルについて理解が深まってきたところで、ついに最終章です。 シンプルなプレゼンスライドとはどのように作っていくのかを見ていきましょう。 最初はすべて盛り込んでつくる 何度もお伝えしていますが、シンプルスライドとは最初から作れるわけではりません。 ですから、最初はすべて必要だと思う情報を盛り込んで作ります。 プレゼンを構成するためのネタ出しという作業で、あまり必要じゃないかもしれないと思う情報も、もしかしたら後で重要な意味を持つかもしれませんから、切り捨てずに盛り込んでおきましょう。 さて、あなたは思いましたよね? そんなんメンドくさくね?? おっしゃりたいことはよくわかります。 わかっているんです。 でも、 そういうもんなんです! シンプルなスライドを作るのは面倒くさいんです。 ただ、最初からパワーポイントを開いて、すべての要素を盛り込んだスライドを作れ! と言っているわけではりません。 まずは、手書きでA4用意にいくつも四角を描いたものを用意し、そこにキーワードだけ入れていきます。 付箋を使うのも良いですね。 要素の順番の入れ替えなどが容易なので、イメージが湧きやすくなります。 こうしてすべての要素を書き出し、俯瞰的、客観的に判断することで、いらない要素をすべて取り除き、本当に必要な要素だけが残った状態になったら、パワーポイントでの制作を始めるようにしましょう。 配布資料は別で作る ほとんどのプレゼンテーションでは配布資料が必要になってくるかもしれませんね。 そのため、印刷してそのまま配布資料で使えるようなプレゼンスライドをつくっていませんか? それでは、スライドデザインをシンプルにすることはできません。 シンプルスライドを作るためには、配布資料とスライドは分けて制作する必要があります。 あれ、あなたはまた思いましたね? そんなんメンドくさくね?? おっしゃりたいことはよくわかります。 わかっているんです。 でも、何度でも言いましょう。 そういうもんなんです! 配布資料とスライドで一緒に使えるようなスライドはシンプルではありません。 ここまで長い記事を読んでいただいたあなたなら理解していただけるはずです。 そういった努力なしにはシンプルスライドを作れないということを。 配布資料とスライドの両方で使えるようにレイアウトを考える時間があるなら、両方を分けてつくったほうが結果的に短い時間で制作することができると私は考えています。 「いらないっぽいけど、もしかしたら必要かもしれない」 と、要素を削ぎ落とすことに躊躇するかもしれません。 この時、多くの場合、 恐怖があなたを支配しているのです。 「これじゃ伝わないんじゃないか」 「説明不足なんじゃないか」 「わからないって言われるんじゃないか」 こんな恐怖によって、あなたは無駄な要素を捨てきれずにいます。 この恐怖を自ら克服して、要素をそぎ落としていくことは難しいと思いますので、 外的要因である時間に制限を設けてしまうという方法があります。 たとえば、30分のプレゼンを5分減らし25分で話すとしたら、何を捨て、何を残すのか?が明確になってきます。 5分短縮されれば、いらない要素が2、3個見つかると思いますので、そういったものを思い切って取り除きます。 たとえばTwitterは140文字の制限があります。 140文字で自分の考えを伝えることは非常に深い考察が必要になってきます。 面白いと思うツイートは少ない言葉でも、ユーモアがあり、理解しやすく、思わず誰かに伝えたくなるツイートです。 文字数に制限があるからこそ、内容の濃いツイートになり、多くの人に拡散されることがあるのです。 文字制限のないFacebookではあまり見受けられない現象ですよね。 yahooニュースのタイトルには約13文字の制限があります。 その中で、人の心を一瞬で掴む言葉選びが必要です。 制限を設けることでより深く考え抜くことができ、また違った視点から考えられることができるので、ぜひ試してみてください。 シンプルに関する名言集 最後にあなたのシンプル熱を加速させ、シンプル愛を深めてもらうため、私が好きなシンプルに関する名言集をご覧ください。 シンプルである事は究極の洗練 レオナルド・ダ・ヴィンチ(画家) 余計な装飾をせず、よく練り上げて無駄を取り除き、高尚なものにするのです。 完璧がついに達成されるのは、何も加えるものがなくなった時ではなく、何も削るものがなくなった時である。 サン・テグジュペリ(星の王子様の作者) デザインでも仕事でも制作するということは、色々な要素を付け加えていくものだと考えられています。 でも、付け加えることよりも、取り除くことの方が難しく、その難しいとされる取り除くという作業が終わった時、完成するというのです。 デザインはシンプルであることが一番大事。 完璧であるだけでなく、できるだけシンプルを心がける。 そうすれば見る人がいっぱい想像できるのです。 これがわたしの哲学。 ディック・ブルーナ(ミッフィー生みの親) シンプルであることは、余白を残すことでもあります。 その余白を人の想像力が埋めてくれるといいます。 プレゼンの場合は聴き手の想像に任せることはあまりしませんが、スライドに余白を残すことで、聴き手に圧迫感を与えずリラックスさせてくれます。 プレゼンでは様々な情報を盛り込もうとするでしょう。 それでも、あなたがやらなければいけない仕事は、必要ないと思う情報を取り除くことなのです。 より少ないことは、より豊かなこと ミース・ファン・デル・ローエ(近代建築の三大巨匠の一人) 要素を付け加えたり、個性を与えるために装飾するのではなく、不必要な要素を取り除くことで主役を引き立てる、という考え方です。 とても日本的芸術の考え方ですね。 完全に無駄な部分を取り除こう。 この方法はあらゆるものに応用できる。 無駄な部分を取り除いて必要な部分をシンプル化すれば製造コストも削減できる。 ヘンリー・フォード(フォード創設者) そのままですね。 成功、それはシンプルから生まれる。 セルゲイ・ブリン(Google創始者) 複雑に考えすぎて、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃとなると、結局全てが中途半端に終わってしまいます。 だからこそ、必要なことをシンプルに遂行するべきなのです。 プレゼンで考えるのはただひとつ「わかりやすいか?」ということだと私は思います。 確かにそれは間違いではありませんが、相手のことを考えたシンプルとは、目に見えない努力の結晶でもあるんです。 もしかしたら、シンプルにすることを非難されるかもしれません。 あなたが組織に属しているなら、上司や先輩に 「もっとかっこよくしなさい」 「素っ気なさすぎる」 「手を抜いているのか?」 といった見た目で判断されてしまう恐れも確かにあります。 そこを押し通してシンプルなスライドを作ることも必要です。 でも立場上、従うしかない場合もあると思います。 というか、従わなければいけないことの方が多いかもしれません。 それなら、無理にシンプルに仕上げなくても、装飾してもかまわないと私は思っています。 シンプル化は特効薬でも、絶対に成功する秘訣でもないですから。 でも、忘れないで欲しいのは、情報を1つのスライドに詰め込んで、聴き手に負担をかけてしまうことは避けるべきだということです。 常に聞き手が理解しやすいプレゼンスライドになるよう、意識して制作に取り組むようにしてください。 あなたのプレゼンスライドが、よく見なくても理解できるスライドになってくれることを私は願っています。 【プレゼン資料の主な制作実績】• 通信サービスイベント プレゼン資料• Payサービス プレゼン資料• 会計事務所 プレゼン資料• ITイベント プレゼン資料• ケータリング会社 プレゼン資料• システムイベント プレゼン資料• AIサービス プレゼン資料• 支出管理会社 プレゼン資料• CIデザイン プレゼン資料• 設計事務所 プレゼン資料• コンサルタントセミナー プレゼン資料• エステ運営会社 プレゼン資料• 個人起業家 プレゼン資料• 東京日比谷商業施設 コンペプレゼン資料• 東京池袋商業施設 コンペプレゼン資料• 東京日本橋オフィスビル コンペプレゼン資料• 東京渋谷区再開発 コンペプレゼン資料• 東京上野結婚式場 コンペプレゼン資料• データセンター コンペプレゼン資料• 教育施設 コンペプレゼン資料• 市庁舎 コンペプレゼン資料• スタジアム コンペプレゼン資料• 病院施設 コンペプレゼン資料 等.

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