ビジネス 敬語 メール。 「お願い」の敬語表現は?ビジネスメールの使い方、類語、英語表現など徹底解説!

【敬語変換一覧表】メールや電話で活躍するビジネスマナー

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相手への催促は気が重い... 仕事を滞りなく進めていく上で、「期日を守る」ということはとても大切です。 ところが、いくら自分がスケジュールどおりに仕事を進めていても、取引先からの連絡が来なかったり、予定どおり作業を進めてもらえなかったりすることもあります。 このようなときは、相手に催促のメールを送らなければいけません。 伝えづらいと感じる人もいるかもしれませんが、相手がスケジュールを忘れてしまっている可能性もあるため、角が立たない言い回しで催促メールを送れるよう、上手な書き方を知っておきましょう。 催促メールを送る前に確認しておきたいこと 催促メールを送ったら、実はその前に返事が届いていたということになると、相手に対してたいへん失礼です。 不快な思いをさせてしまいますし、自社の管理体制に不信感を抱かれかねません。 催促の条件は、「相手に依頼したことが期日までに達成されていない」場合ですが、本当に達成されていないのか、メールを送る前に再度確認する必要があります。 メール返信をお願いしている場合は、迷惑メールなどに分類されてしまっていないか、また、受信しているのに見落としてしまっていないか確認します。 また、宅配便や郵便で届くはずの荷物の不着であれば、部署内のほかの人間が受け取っていないか、別の部署に行ってしまっていないか、社内の確認を行います。 入金の催促の場合も、再度銀行口座を確認するなどして、確実に入金されていないことを確かめましょう。 催促メールはいつ送ればいいか 催促のメールをいつ送るのかについては、何についての催促かによっても変わってきますので、ケース別にご説明します。 メール返信が来ない場合 通常のビジネスマナーとしては、24時間以内の返信が好ましいとされています。 しかし、前日の10時に送ったメールの返信がなかったからといって、10時5分に催促をするというのは、あまりにも急ぎすぎです。 相手にも都合がありますから、丸2日返信がなかったらというように、ある程度待ってから送るのがおすすめです。 ただし、早くやりとりを進めないと後のスケジュールに影響してしまう場合は、この限りではありません。 入金の確認がとれていない場合 期日までに入金の確認がとれていない場合の催促は、相手が企業なのか個人なのかによっても対応が変わります。 取引先から売掛金が入金されていないというときは、相手の企業側で何らかのトラブルがあったか、請求が抜けている可能性もありますから、早めに連絡をするのがおすすめです。 一方、個人の場合は、単純に入金忘れの可能性が高いと考えられます。 急ぎでなければ、数日待ってから連絡してもいいでしょう。 物品や書類の送付・納品が遅れている場合 期日が決まっているものに対して、納期までに品物が届いていないという場合は、即座に連絡をしても問題ありません。 相手が素早く状況を確認できるよう、早めの連絡をするのが親切です。 一方、期日を決めていないものについては、あまり急いで催促してしまうと、相手の負担になってしまいます。 催促メールを書くにあたっての5つのポイント 催促のメールには、次の5点を書くようにしましょう。 ・自分からのアクションの日付 ・自分からのアクションの内容 ・相手に求めるアクション ・相手に求めるアクションの期日 ・相手を気遣う言葉 「メールの返事が来ない」「品物を注文したけど届かない」など、相手からのメールを催促する場合、必ずその前段階として自分からのアクションがあるはずです。 いつ、何をしたのかを書いた上で、相手に求めることを説明します。 また、催促だけを行うと冷たい印象になるため、「恐れ入りますが」といったクッション言葉を利用したり、「行き違いになっていたら申し訳ありません」といった謝罪を入れたりして、表現をやわらげましょう。 念のため再送させていただきますので、ご確認ください。 ご質問・ご要望等ございましたら、お気軽にご連絡ください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 メールの返信を催促する場合は、そもそものメールを、いつ相手に送ったのかを明記しておく必要があります。 そうすれば、相手がメールボックスからメールを探しやすくなるからです。 また、このケースでは「以前送った提案書を再送する」という場合を取り上げていますが、添付ファイルではなくメール本文がおもな用件であった場合は、メールそのものを引用して再度送る方法もあります。 どちらにせよ、相手が前のメールを見返さなくても内容を理解できるようにしておくことがポイントです。 先日は貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。 さて、その際にお渡しした見積書ですが、ご確認いただけたでしょうか。 ご検討なさる中でご質問等がございましたら、お気軽にご連絡ください。 なお、資材発注等の都合がございますため、今週中に進行状況をお伺いしたく存じます。 お忙しいところ恐縮ですが、ご検討の結果についてご返信をいただければ幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 見積書は、提出してそのままという場合もあるでしょう。 このような連絡は、メールだけでなく電話でやりとりしたほうがいいこともあります。 ただし、外出が多く、電話だと落ち着いて話せないという相手の場合や、やりとりの履歴を文書で残したい場合はメールが適しています。 6月末に、6月分の請求書をお送りしておりますが、ご確認いただいておりますでしょうか。 7月末がお支払い期限となっておりましたが、本日16時現在、入金確認がとれておりません。 恐れ入りますが、状況をご確認の上、本日中にお知らせくださいますようお願い申し上げます。 なお、本メールと行き違いでご送金手続きを行っていただいていた場合は、失礼をご容赦ください。 どうぞよろしくお願いいたします。 入金がなされていない場合の催促は、相手に非がある可能性が高いものです。 緊急性もある連絡ですから、期日からそれほど間を開けずに連絡しましょう。 ただし、送金手続きにはタイムラグがあるため、行き違いになっていた場合を想定した一文を付け加えておくことも大切です。 また、請求番号や金額などを末尾に併記してもいいでしょう。 催促メールといえども冷静・丁寧に 相手からの返答や対応が遅いときに送る催促のメールは、ついつい感情的な書き方になってしまうこともあります。 しかし、ビジネスの相手に対してあまり感情的に責め立てるのは賢いやり方ではありません。 あくまでも冷静に、相手に配慮した文言を加えながら書くようにしましょう。 ただし、返答期日を指定するなど、押さえるべきポイントはしっかり押さえておく必要があります。

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メールや電話で使うビジネス敬語一覧!マスターしたい12の表現!

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誰かわからない相手に対して使うことばは、それがどんな相手でもいいように、なるべく丁寧な言い回しをしておくことが望ましいです。 念には念を入れておくのが、できる社会人への第一歩と言えるでしょう。 敬語のなかで不特定の人物を示したいときには、「どなた」ということばをよく使います。 しかし、敬語で「どなた」という表現をする機会はなかなかないため、使い方に自信がない方も多いのではないでしょうか。 今回は、敬語での「どなた」の使い方について解説し、「どなた」の類語についても合わせて見ていきます。 人物を特定したいときでも、相手に失礼にならずに使うことができることばであるため、使いこなせるようにしておくととても便利です。 ぜひ参考にしてみてください。 「どなた」の敬語表現 基本の使い方 何かについて人物を特定したいときに、「誰ですか」という意味合いで「どなたですか」と言えばOKです。 語尾を「どなたでしょうか」とすればより丁寧な言い方になります。 もしも誰からも返答がないときは、「何度も申し訳ありませんが」ということばを添えてから、再度「どなたですか」と全体に声をかけるのがおすすめです。 メールでの使い方 「どなた」は敬語でメールを作成するときにも使用することができます。 また、会議やイベントの要綱の参加者欄に「どなたでも参加できます」などと書くこともできます。 「誰でも」とするよりも「どなたでも」としたほうが、敬語の丁寧な感じが出やすいためおすすめです。 社内での使い方 社内であっても、目上の人や不特定多数の相手に対して「誰ですか」という意味合いのことばを投げかけたいときは、「どなたですか」という言い方をするのがおすすめです。 会社にもよりますが、社内では堅苦しい態度を取りたくないというような場合であれば、「誰」という表現でも問題ないこともあります。 とはいえ、目上の人がたくさんいる場合は「どなた」を使用するのが無難です。 自分では「それくらい問題ないだろう」と思っていることが、ほかの相手は「だめだ。 問題だ」と思っていることも、とくに社会にでてからはすくなくありません。 無用なトラブルを生まないためにも、丁寧にできるところは丁寧にしておくに越したことはありません。 「どなた」を敬語表現するときの例文 敬語で「どなた」を使用する場面はたくさんあります。 たとえば、会議室で忘れ物を見つけたら、「このペンはどなたの物ですか」と声をかけることができます。 また、「次の会議にはどなたがいらっしゃいますか」と取引先の会社の社員に対して質問するときにも使用します。 「どなたかご紹介者の方はいらっしゃいますか」などと、お客様に対して問いかけるときのも使うことが可能です。 同じ会社のなかの相手に対しても、取引先やお客様に対しても使うことができることばであるため、一度覚えてしまうととても便利です。 「誰ですか」と言うよりも社会人らしさが出ることばであるため、ほかの敬語と合わせてきちんと使えるようにしておきましょう。 「どなた」の別の敬語表現例 「どなた」という敬語表現には似たことばがいくつかあります。 その違いを覚えておくと、非常に便利です。 敬語としての丁寧さも微妙に違うため、使い分けまでしっかりと頭に入れておくことをおすすめします。 どちら 「どちら」より「どなた」のほうが敬語として使うにはより丁寧な言い方です。 しかし、「どちらですか」といった言い方をしても、決して失礼にあたることはありません。 とくに自分の身の回りの人や社内の人に対してなら、「どちら」でも十分なことがほとんどです。 どちら様 「どちら」をより丁寧に言うとすれば、「様」をつけて「どちら様」という言い方になります。 「どちら様」であれば、社外の人に対してでも使うことができる言い回しです。 ただし、「どなた」や「どなた様」には敬語としての丁寧さで劣るため、少し他人行儀な印象を与えることばでもあります。 大切な相手やお客様に対しては「どちら様」よりも「どなた」や「どなた様」を使うことをおすすめします。 とはいえ、間違いではないため、「どちら様」のほうが使いやすいようであれば、「どちら様」をメインで使っても問題はありません。 自分自身がスムーズに言えることばを選びましょう。 誰 「どなた」という表現はそれだけで丁寧な印象を与えるため、敬語としてはとても便利なことばです。 「どなたですか」という言い方は、言葉遣いとして柔らかい印象を相手に与えるため、イメージもとてもいいです。 何かを行った人物や何かに該当する人物を特定したいときには、ぜひ「どなた」という言い方を使って、上手な敬語表現ができるようにしましょう。 敬語などの言葉遣いはすぐに身に着くものではありませんが、いつも気をつけて話すようにしていると、いつの間にか自然と口から言葉が出るようになっていることが多いので頑張りましょう。 もちろん、「どなた」ということばを使いこなせただけで敬語がすべて上手になるというわけではありませんが、なにごとも一つ一つ身につけていくことが重要です。 ぜひ、常に注意して敬語を使うように心がけてみてください。

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敬語のフレーズ

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「伺う」の意味とは? 「伺う」の使い方をマスターするには、まず意味を抑えておく必要があります。 敬語としての「伺う」は、以下のように3つの意味を持つ言葉です。 「行く」「聞く」「尋ねる」の意味がある 「伺う」には、行く・聞く・尋ねるの3つの意味を持つ敬語です。 よく耳にする「こちらから伺います」というのは、「行く」という意味で使った場合の表現です。 「訪問する」というニュアンスで使われています。 ほかには、「話を聞いている」という意味で「お話は伺っております」とすることもあります。 また、「詳細をお伺いしてもよろしいですか」は、「尋ねる」という意味で使った場合の表現です。 敬語の種類は「謙譲語」 「伺う」の持つ3つの意味は、どれも謙譲語(謙譲表現)です。 敬語には尊敬語・謙譲語・丁寧語の3つの表現がありますが、このうちの謙譲語とは、自分がへりくだることで相手をたてた言い方です。 謙譲語は、その行為をする人物を下に見た言い方なので、自分の行為に対して使います。 そのため、「部長が訪問される」という意味で、「部長が伺いました」とは言いません。 どの意味で使う場合でも、目上の人が行う場合には使用できないのがポイントです。 「伺う」の使い方と例文 「伺う」の意味別に、使い方を紹介します。 よく使う例文も記載しましたので、活用してみてください。 自分が行くときは「お伺いします」 「行く」という意味で使う場合には、「お伺いします」という表現が一般的です。 たとえば、「御社にお伺いします」や「明日お伺いしてもよろしいでしょうか」と都合を聞くような言い回しもよく使われています。 「伺います」という表現でも、謙譲の意味を持ちますが、語気を強く受け取られることがあります。 そのため、上司や取引先に使う場合には、「お伺いします」という表現がベターです。 一方、「お伺いします」という表現は、二重敬語として不適切とする声もありますが、決して大げさな表現ではありません。 世間一般的に使用されていることから見ても、使用しても問題ないといえるでしょう。 十分な敬意を込めた表現として使うことができます。 「聞いている」は「伺っています」とする 「お話は伺っております」とすると「話は聞いている」という意味になります。 この場合、誰から「聞く」のかもポイントで、「山田社長より伺っております」は山田社長に敬意を示した言い方です。 一方、社外の人に「弊社社長より伺っております」とすると、自社の人間を立てた言い方になるので失礼にあたります。 話す相手に敬意を示したい場合には、単に「お話は伺っております」とするのが適切です。 「尋ねる」の意味では「伺ってもよろしいでしょうか」 「尋ねる」という意味では、「お伺いします」という言い方もありますが、相手に許可を得る意味では、「伺ってもよろしいでしょうか」という表現がベターです。 たとえば、「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」という風に使います。 「ご連絡先をお伺いしてもよろしいですか」といったフレーズもよく使う表現です。 「伺う」を使う際の注意点 ビジネスシーンでよく見聞きする「伺う」という表現を使う際に、覚えておきたいポイントを紹介します。 使い方の参考にしてみてください。 「伺う」はメール・口頭で使い方は同じ 「伺う」の使い方をいくつか紹介しましたが、行く・聞く・尋ねるのどの意味で使う場合でも、メール・口頭の使い方に大きな差はありません。 ただし、相手の顔が見えないメールでのやり取りの場合は、「お伺いしてもよろしいでしょうか」と相手の都合を尋ねたり、許可を得たりする表現のほうが便利です。 たとえば、「明日16時にお伺いしてもよろしいでしょうか。 山田様のご都合をお聞かせいただければと存じます」とすると、丁寧な印象になります。 メールでは「意見を伺う」は「お聞きする」がベター メールでも同じ使い方ができますが、「聞く」という意味で使う場合には、もう少し配慮した言い回しがベターです。 複数の意味があるだけに、紛らわしい文章になることがあるからです。 「聞く」の謙譲表現は、「お聞きする」です。 たとえば、「ご意見を伺いたいのですが」は、「ご意見をお聞かせいただけますでしょうか」や「ご意見をお聞きしたく、ご連絡した次第です」とすると丁寧な印象を与えます。 「参る」と「伺う」の違いは相手の有無 「行く」という意味の謙譲語には、「参る」という言葉もあります。 「来週京都に参ります」という風に使います。 「参る」と「伺う」の違いは、行く場所に相手がいるかどうかです。 先述の例のように、「京都に旅行に行く」というような場合には、「参る」を使います。 一方で、「来週京都に伺います」とすると、京都にいる誰かに会いに行くという意味になるのです。 また、「参る」は「一緒に行きましょう」という意味の丁寧な表現として「参りましょう」という使い方もできることも覚えておくと便利です。 「それでは参りましょうか」と出発を促すような使い方ができます。 まとめ 敬語「伺う」には、「行く」「聞く」「尋ねる」の3つの意味があります。 いずれの場合も、自分が行うことに対して使う「謙譲語」です。 「聞く」のように、文脈によっては意味が分かりづらいこともありますので、適宜言い換えも活用するのがおすすめです。 紹介したフレーズもぜひ使ってみてください。

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