社内送付状。 返信用封筒の送付状書き方は?いただきますよう くださいますよう?

【テンプレート付き】社内送付状のポイントをご紹介!

社内送付状

社内文書は、社内でテンプレートが用意されていることも多々あります。 その場合はテンプレートに沿って書き換えましょう。 自分で作成する場合の社内文書の構成としては、宛名、自分の名前、件名、用件となります。 社外の方への文書とは異なり、季節の挨拶や結びの文をいれる必要はありません。 基本的には丁寧語を使います。 上司への社内文書の場合は使うこともありますが、尊敬語や謙譲語を多様に用いて文章が長くならないようにしましょう。 例えば、何かをお願いする際に、社外文書であれば「お願い申し上げます」という表現を使いますが、社内文書の場合は「お願いします」となります。 社外文書の場合には、文書を読んだ方が気持ちよく感じるような、表現の美しさにも気をつける必要がありますが、社内文書の場合は、確実に用件を伝えることを一番に意識しましょう。 社内文書の種類 部下から上司へ伝える社内文書 部下から上司へ伝える社内文書としては、報告書、届出書、提案書があります。 報告書は、何らかの調査の結果を報告するものや、日々行った仕事を報告する日報、出張の報告書など、いろいろな場面で使われています。 届出書は、結婚したことを会社に届け出たり、早退や休暇の申請などに使われています。 提案書は、社内の業務の改善などを上司に提案する際に使います。 全員に周知する社内文書 周知する社内文書には、通知書、案内書、回覧文があります。 通知書とは、会議の開催についてや、就業規則の変更などを多くの社員に通知するときに使う文書です。 案内書は、イベントの開催を案内し、参加を促すときによく利用されています。 回覧文は、業務上の連絡などを回覧して周知するときに用いられます。 記録として残すための社内文書 記録として残すための社内文書としては、議事録があります。 会議の参加者や発言内容、決定内容などを記録するもので、会議に参加していない人でも会議内容を確認することができます。 その他にも、帳簿や、営業などの統計データ、人事の移動などを記録しているものも、記録として残すための社内文書になります。 社内文書の送付状の書き方 社内文書の種類によっては、封筒にいれて郵送する場合もあります。 その際には、何を同封したのかがわかるように、送付状を同封する必要があります。 社外文書の送付状と同じ形式でかまいませんが、できるだけシンプルにしましょう。 まずは右上に日付を記載します。 その下に左揃えで相手の所属部署名と名前、その下に右揃えでご自分の所属部署名と名前を記載します。 その下に中央揃えで件名を記載しましょう。 件名は「〇〇について」など、簡潔に伝わるようにすることが大切です。 件名の下に本文を記載します。 社内文書ですので、季節の挨拶や結びの文などは必要ありません。 例えば、「掲題に関して、以下書類を同封します。 よろしくお願いします。 」となります。 最後に同封している書類を箇条書きにし、右下に以上と記載します。 社内の方であっても、トラブルをさけるために送付状は記載するようにしましょう。 社内文書の例文 社内文書の例文をいくつかご紹介いたしますので、参考にしてください。 例文を元に作成することを何度か繰り返すと、何も見なくても作成できるようになります。 社内で、周りの方が使っている社内文書も参考にしながら、覚えていきましょう。 勉強会参加者の連絡依頼 社内で勉強会を開催するにあたり、各部署の課長に参加者に関する連絡を依頼している文書になります。 まずは、左上に「各部課長各位」その下に右揃えで日付と自分の所属部署名、名前、連絡先を記載します。 表題として中央揃えで、「〇〇に関する勉強会の実施と、参加依頼の件について」と記載します。 表題の下に本文を記載します。 つきましては、各部担当者を勉強会に出席させていただきますようお願いいたします。 」 今回は勉強会の参加に関する依頼ですので、本文の下には勉強会の詳細を記載しましょう。 日時、場所、研修内容などを記載することが一般的です。 最後に右下に以上と記載します。 資料提出のお願い 依頼文と近い関係ですが、お願いの文書をやり取りすることもあります。 依頼よりもお願いの方が、ソフトな印象になります。 宛名や日付、自分の名前などは、依頼文と同じです。 」 今回は同封の資料がありますので、同封物についても箇条書きで記載しましょう。 入社の挨拶 社内文書によっては、新しく入社した社員の自己紹介を回覧する場合などもあるでしょう。 一般的な入社の挨拶文をご紹介いたします。 皆様にご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、一日でも早くお役に立てるよう努力してまいります。 どうぞよろしくお願いいたします。 」 盗難防止の注意喚起 表題「盗難防止に関する連絡」 本文「先月から、近隣の駐車場にて盗難事件が相次いでおります。 車の施錠の徹底、車内に貴重品を置かないなど、盗難防止策の徹底をお願いいたします。 」 この他、盗難防止策を箇条書きで記載するのもよいでしょう。 社内文書の通達方法には、社内に掲示、メール、回覧、配布などがあります。 通達方法によって、読んでくれる人の人数が変わりますので、どの通達方法を選ぶのかは大切です。 掲示の場合は、朝礼などでも掲示してあることを伝えた方がよいでしょう。 掲示してあることに気づいてくれない場合もあります。 メールや回覧は、掲示とは違って必ず手元に文書が届きますが、さっと目を通すだけで詳しく読まない方もいらっしゃいます。 特に一日にやり取りするメールの件数が多い場合は、メールの対応に追われて後回しにする方も多くなりがちですので、注意しましょう。 配布は必ず全員のところに届きますが、用紙や印刷代のコストがかかるのがデメリットです。 社内文書の内容によって、使い分けるとよいでしょう。 重要な内容の場合は、直接渡して伝えるのが一番効果的です。 社内文書の敬称.

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送付状ワードテンプレート(無料)

社内送付状

提出遅れをする際の5つの注意点• 提出が遅れたときのお詫びメール、送付状の書き方 書類の郵送、提出が遅れたときの5つの注意点 提出しなければいけない書類の郵送や提出が遅れてしまったときには、焦ってしまい、頭が真っ白になってしまいますよね。 慌てて提出したいところですが、相手の信頼を得るために注意しておきたい5つのポイントを紹介します。 起こってしまったミスは、どのようにリカバーするのかが重要です。 ミスを反省しつつも、取引先の信用を失わないようにするための方法を知っておきましょう。 1.提出が遅れる場合はできるだけ早めに連絡をする 提出が遅れることがわかった場合は、 できるだけ早い段階で連絡をすることが重要です。 遅れそうになっても「今から頑張ったらギリギリ間に合うかな……」と、遅れそうなことを報告しない方もいらっしゃるでしょう。 しかし、提出日になってから「遅れます」と報告することは、 先方に迷惑がかかってしまいます。 数時間でも遅れる可能性がある場合は、「もしかしたら遅れてしまう可能性がある」ということをできるだけ早い段階で伝えておくことがマナーです。 2.提出がいつ頃になるのかを報告する 提出が遅れることを伝えるだけでは「遅れるのはわかったけれど、いつ届くの?」と相手を不安にさせてしまいます。 できるだけ遅れを少なく伝えたいがために、無理な期限を設定してしまいがちですが、新たに設定した期限までも遅れてしまった場合、大きく信用を失ってしまいます。 新しい提出期限は、できるだけ無理のない現実的な日時を伝えるようにしてください。 3.遅れの理由は事前に電話で説明しておく 書類の郵送や提出を遅れたときには、メールだけではなく、できるだけ 電話で遅れていることをお詫びし、 理由を説明することがおすすめです。 直接電話で伝えることで、より真摯に対応している印象を与えられます。 重要な書類の場合は、先方も「提出日ギリギリなのに連絡がこないな」と不安に思っている可能性もあります。 先方からリマインドされる前に、自分から状況を伝えるようにしてください。 また、社内書類の提出が遅れる場合は、すぐに上司や提出先の人に「遅延の旨と遅延理由」を伝えておきましょう。 簡単な書類なのに遅れている場合、 先方は「多分忘れているだろうな」とわかっているケースがほとんどです。 無理な言い訳をすると油に火を注いでしまい、かえって逆効果になってしまう恐れがあります。 決して言い訳はせずに「失念しておりました」「私の不手際です」と自らの非を認め、誠心誠意お詫びするようにしましょう。 4.送付状・メール文ではお詫びの言葉を最小限にする 郵送しなければいけないものの提出が遅れている場合、すぐに郵送したい気持ちはわかりますが、郵送で書類を送付するのは書類の郵送、提出が遅延した理由を電話で説明した「 後」です。 書類に同封する送付状には、長々と遅延の理由を説明することは不要。 先方がさらに不快な思いをする可能性が高いからです。 送付状でのお詫びの言葉は必要最低限にして、ビジネスレターとして適した文章を作成しましょう。 例文を後ほど紹介するので、参考にしてみてください。 また、上記と同様の理由で、書類を郵送した後に送るメールにおいても長々と遅延の理由を記す必要はありません。 5.郵送後にお詫びメールを送る 書類の郵送や提出が遅れた場合、郵送後に送付状とは別にお詫びメールを送りましょう。 メールには郵送した書類を「 いつ発送して、いつ到着するのか」まで記載します。 追跡番号がわかっている場合は相手に伝えておくこともおすすめです。 また、社内で書類提出が遅れた場合、お詫びメールと提出書類を同時に送ります。 「社外向け・郵送遅延の謝罪メール」と「社内向け・提出遅延のお詫びメール」の文例を参考に、しっかりと相手にお詫びの気持ちを伝えましょう。 【例文】書類の郵送が遅れたときのお詫びメール 提出が遅れたときには、以上のポイントを押さえて、お詫びをしなければいけません。 相手に誠意が伝わるように、ビジネスマナーを守った文面でお詫びしましょう。 社外向けの例文 提出が遅れたことをメールで謝罪する際には、件名を見ただけで「遅れたことに対するお詫びメール」だと伝わるように執筆しましょう。 書類郵送の遅延により貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、 心よりお詫び申し上げます。 今後このようなことがないように十分留意してまいります所存です。 大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 ============================== 社内向けの例文 社内向けに送る場合は、お詫びのメールと同時に提出してもOKです。 しかし、遅れることがわかった時点で直接知らせておくようにしましょう。 ご確認を、どうぞお願いいたします。 今後は提出が遅れないように十分留意してまいります所存です。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ============================== 提出が遅れた場合の送付状の書き方 送付状としてお詫びの文面を作る場合には、メールよりも丁寧に文章を作る必要があります。 送付状やお詫びの手紙を書くことはあまり多くないため、「どうやって書いたら失礼にならないのかわからない」という方も多いでしょう。 今回紹介する送付状の書き方のポイント例文を元にして、お詫びの気持ちが伝わる送付状を作成してください。 「時候の挨拶」は省略しよう 送付状を作るときには、「時候の挨拶」を入れることが一般的です。 しかし、お詫びの送付状は急ぎの書状になるため、 「時候の挨拶」は省略するのが無難。 「晩春の候」などと書くと、悠長でのんきな印象になってしまうからです。 また、頭語は「 謹啓」を使うことがおすすめです。 一般的に利用される「拝啓」よりあらたまった印象を与えられます。 普段使わない言葉を使うことによって、「深くお詫びしている態度」を表現できます。 「拝啓」を使う場合、結語は「敬具」になるように、頭語にはそれぞれセットとなる結語が存在します。 「謹啓」を頭語とした場合、結語は「謹白」です。 きちんと頭語と結語がセットになっているか確かめた上で、封をしてください。 送付状に書くべき「お詫びの言葉」 送付状に書くべきお詫びの言葉は、簡潔にまとめることがポイントです。 「大変遅くなり、申し訳ございません」「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」などが挙げられます。 「大変遅くなり、申し訳ございません」• 「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」• 「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」 心がけておきたいのは、通常のビジネスレターよりも 丁寧な語調にすること。 例えば「申し訳ありません」よりも「申し訳ございません」のほうが、お詫び状やお詫びメールには適切な語調になります。 【例文】お詫びの言葉を綴った送付状 では実際に、お詫びの言葉を綴った送付状の例文を確認しましょう。 ============================== 謹啓 時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。 平素より格別なお引き立て(御愛顧)を賜り、誠にありがたく御礼申し上げます。 さて、大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致します。 御査収賜れば幸いでございます。 今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。 今後とも相変わらぬお付き合いを賜りますよう、伏して(心より)お願い申し上げます。 謹白 ============================== 「格別なお引き立てを賜り」の部分は「御愛顧を賜り」。 「伏してお願い申し上げます」は「心よりお願い申し上げます」と変更することもできます。 相手との関係性や、謝罪の程度によって適切な言葉を使うようにしましょう。 提出遅れが発生した場合は、前後の対応がポイント.

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宛先別ビジネスでの送付状の書き方と例文集・履歴書/請求書/転職など

社内送付状

送付状の役割と必要なシーン• 送付状の基本構成、作成時のチェックポイント• 送付状のテンプレート2種類 そもそも送付状とは? FAX・郵送・メールなどで書類やデータを受け取るときに、別途「 送付状」を受け取った経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。 「送付状」は 書類や関連物を送る際に添える文面のことで、クライアントや顧客はもちろん、社内に人間に宛てた書類であっても送付状をつけるケースもあります。 送付状には、 送付した書類の概要が簡単に記載されており、送付した相手の情報も記されています。 送付状には「送った書類の内容や枚数などに不備がないか確かめるため」「不明点があれば差出人に問い合わせられるようにするため」「相手への挨拶のため」の3つの意味が込められています。 送付状が必要なシーン 送付状は、郵送・メール添付・ファックス送信・持参など、あらゆるビジネスシーンで必要とされます。 たとえ対面で渡す場合でも、封筒に入れる前に送付状を添えておくのを忘れないでくださいね。 送付状を添えずに書類を送った場合、不快感を覚える人も多いので要注意。 不躾な印象を与えないためにも、送付状を添えるように心がけてください。 送付状は、書類を送付する際に添える手紙のこと• 社外のクライアントや顧客はもちろん、社内の相手にも送付状は必要• 送付状には、差出元・宛先・書類の枚数・書類の内容などを伝える目的がある• 送付状を添えずに書類を送るのは失礼に当たるので要注意• 郵送・FAX・メール・持参など、あらゆる場面でも送付状は用意するべき 個人宛に書類を出す場合の送付状の書き方 前述したように、送付状は社内外問わずあらゆるシーンで必要となります。 できるビジネスパーソンとして成長していくためにも、送付状の書き方や意味をしっかりマスターしておきましょう。 次は、個人宛に書類を送るときの送付状の書き方をご紹介します。 送付状の基本構成や作成時のチェックポイントも解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。 送付状の基本構成 送付状を作成する際には、送付元・宛先・内容などの必要情報をしっかり盛り込む必要があります。 下記の基本構成を参考に、基本構成を理解しておきましょう。 【送付状の6つの基本構成】• 日付(送付日)• 送付元(会社名・部署名・役職・氏名・敬称)• 差出人の署名 (会社名・部署名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなど)• 本文(頭語・時候の挨拶・慶賀の挨拶・感謝の言葉・主文・結語)• 送付物についての詳細(同封書類の名称・枚数・返信が必要な場合は締切も記載) 便せん1枚分にまとめる 送付状は、あくまで送った書類について簡単に説明するためのものです。 送付状に情報を詰め込みすぎてしまうと、結果的に相手に伝わりづらくなってしまうので注意しましょう。 作成時はテキスト量や情報量が多くなりすぎないよう配慮したうえで、 記載すべき情報を簡潔にまとめてください。 「便せんやA4用紙1枚に収まるボリューム」を意識すると、送付状作成時の目安になります。 どうしても情報量が多くなってしまう場合や補足が必要な場合には、電話やメールで別途連絡しておくと親切ですよ。 送付状を書く際のチェックポイント 送付状を作成するときには、決まった書式があります。 受け取った相手に好印象を与えるためにも、送付状のチェックポイントはしっかり確認しておきましょう。 1.書類の右上に送付した日付が記載されている?• 2.書類の左上に宛先が記載されている?• 3.相手の会社名・役職名・名前・個人の名前の後には「様」「御中」がつけられている?• 4.宛先より下の右上に差出人の会社名・役職名・名前・連絡先が記載されている?• 5.タイトルに書類の内容が簡潔にまとめられている?• 6.「拝啓」や「謹啓」などの頭語がある?• 7.本文の前に時候の挨拶が記載されている?• 8.書類の枚数や概要が本文に記載されている?• 9.最後には「敬具」や「謹白」などの結語が記載されている? 手書きのメッセージはあったほうがいいの? 送付状はメールやFAXでの送付時にも必要となるため、書類作成時と同様にパソコンのWordやGoogleドキュメントなどを使用して作成可能です。 「手書きのメッセージがないと失礼に思われそう……」と不安に感じるビジネスパーソンも多いですが、ITが深く浸透した現代において、パソコンで作成した文書は違和感なく受け入れられます。 取引相手と親しい関係性が築けている場合には、一筆箋を使用して簡単にメッセージを添えるのも一案です。 一筆箋は小さく紛失しやすいため、テープやホッチキスなどを利用して書類の先頭にくっつけておきましょう。 日付・送付元・差出人・件名・本文・送付物についての詳細から構成されている• 送付状はA4用紙や便箋1枚に収まるように、簡潔にまとめる• 送付状は手書き、パソコン作成のどちらでもOK 送付状は挨拶文から!知っておきたい頭語と結語について 前述したように、送付状の本文は「挨拶文」から記載する必要があります。 書き出しに丁寧な挨拶文を記すことで、相手への敬意や気遣いを伝えていきましょう。 次は、送付状の本文の書き出しである「挨拶文」の書き方を解説します。 難しい頭語や時候の挨拶をマスターして、ビジネスパーソンとして一層成長していきましょう。 送付状の挨拶文は「頭語+時候の挨拶+ビジネス上の挨拶フレーズ」 送付状の挨拶文は「 頭語+時候の挨拶+ビジネス上の挨拶フレーズ」の3つから構成されています。 親しい友人と会ったときに「〇〇さん、こんにちは。 久しぶりだね。 元気にしていた?」と話しかけるのと同じように、送付状でも最初に相手への挨拶を行います。 <頭語>• 急啓 <時候の挨拶>• 春陽の候(4月)• 向暑の候(6月)• 初秋の候(9月)• 師走の候(12月)• 時節+貴殿におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます• 送付する季節や時期を考慮したうえで、最適な表現を選ぶようにしましょう。 「頭語と結語」の使い方に注意 挨拶文が「〇〇さん、こんにちは。 調子はどう?」だと考えると、送付状の最後には「さようなら、また今度ね」にあたる挨拶も記載しなければなりません。 送付状や挨拶状の最後に記される言葉を「 結語」といい、頭語とセットで用いられます。 頭語と結語は組み合わせが決まっているため、異なる組み合わせで使用しないように注意してくださいね。 【頭語と結語の組み合わせ】• 「拝啓(はいけい)」と「敬具(けいぐ)」• 「謹啓(きんけい)」と「敬白(けいはく)」• 「前略(ぜんりゃく)」と「草々(そうそう)」 送付状でも使う、時候の挨拶とビジネス挨拶 先ほど解説したように、送付状で頭語を記載したあとには、季節の挨拶である「時候の挨拶」や「ビジネス挨拶」が続きます。 ビジネスシーンでは、送付状だけでなくメールや手紙など、あらゆる場面で時候の挨拶とビジネス挨拶を使用します。 ふとした瞬間にサッと口に出せるよう、言葉のストックを増やしておきましょう。 個人宛の送付状で「ご盛栄」は適切ではない 企業宛の挨拶文には「貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」「貴社におかれましては、ますますご盛栄のことと存じます」といったように、「 ご繁栄」という言葉が頻繫に使われます。 ご繁栄は商売や事業が一層発展することを意味した言葉なので、個人宛の送付状に使うのはNG。 送付状を個人宛に送る場合には、 「ご清祥」「ご健勝」を使用するようにしましょう。 ご清祥やご健勝は相手の健康や無事を祝う言葉なので、誰にでも使用できる便利なフレーズですよ。 ビジネスの挨拶文「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」 頭語と時候の挨拶を記載したあとは、ビジネス挨拶に続きます。 送付状の場合には、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」や「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」などを使用するのが一般的です。 頭語と結語はセット!組み合わせどおりに使用する• 頭語のあとは時候の挨拶、ビジネス挨拶と続く• 時候の挨拶は送付する季節によって、適切な表現を選ぶ 【テンプレート】個人宛に送る、送付状の文面例 本記事でご紹介したように、送付状には基本構成や記載すべき内容が決められています。 相手に伝わりやすい送付状を作成するためにも、基本を守りながら簡潔明瞭な送付状を作成しましょう。 最後に、送付状を個人宛に送る場合のテンプレートをご紹介します。 自分なりに適宜変更しながら、ビジネスシーンで役立ててくださいね。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の書類を送いたしますので、ご確認の上ご査収頂けますようお願い申し上げます。 なお、書類内容にご不明点ございましたら、お気軽にお問い合わせください。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 請求書を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いします。 敬具 記(中央) ・請求書1通 以上 個人宛と企業宛の挨拶文を使い分けよう.

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