テレワーク コミュニケーション。 テレワーク疲れの原因はコミュニケーション不足?上手なストレス解消法 [ストレス] All About

やってみてわかったテレワークの課題と対策を解説

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このコラムの流れ• スムーズに仕事を進めるために、テレワークならではのコミュニケーションを工夫した方がよいのでしょうか? そうですね。 特にチームで行うプロジェクトなどでは、テレワークによってメンバー同士が離れた場所で働く時間が増えるため、実際に顔を合わせるチームミーティングの機会を意図的につくる必要があります。 月1回や週1回などサイクルを決めて、定期的に集まりコミュニケーションをとるルールを設定しましょう。 仕事の大まかな進捗報告などはメールなどでもできるので、悩みの共有や困りごとの相談など、顔を合わせられる場ならではの話し合いをしたいものです。 また、テレワーク体制の下では、仕事で困っていることがなくても定期的に集まってフランクなコミュニケーションをとることで、チーム間の連携を高めていくことも大切です。 チームで気軽なコミュニケーションがとれるエリアが社内にないなら、テレワーク導入の機会に新設するのもお勧めです。 全員が集まれないからといってミーティングを延期するのではなく、ITツールを活用して連携をとり、テレワーク体制の下でもメンバーがバラバラにならないことを心がけましょう。 またテレビ会議でも、画面を共有したり各メンバーがリアルタイムに書き込みをしたりしながら内容を詰めていける機能を備えている場合もあります。 テレワークを利用するメンバーがいてもチームの仕事が滞らないよう、業務内容に合わせて必要なツールや機能を選び、IT環境を整える必要があります。 事前にテレワークで働く日程を共有しておけば、「金曜日はメンバーがテレワークでオフィスにいないから、込み入った相談は木曜までに済ませよう」などと先を見通してコミュニケーションをとることができます。 社内にテレワーク利用者が多い企業では、「テレワークで働くことをスケジュール管理アプリに入れておけば、事前申請は必要なし」としているケースもあります。 いずれにしても大切なのは、テレワークで働くメンバーがいるからといってチームや部署間でのコミュニケーションが滞らないよう、体制づくりをしておくことです。 「誰が・いつテレワークをしているか」を誰もが把握できるよう、運用ルールを決めて共有しておきましょう。

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コンテンツ• テレワークの定義 「在宅勤務」という言葉よりも一気に広まった感がある「テレワーク」ですが、そもそもどういう意味なのでしょうか。 日本テレワーク協会によると「テレワーク」は造語だそうです。 引用:日本テレワーク協会() たしかに、現在の働き方は多岐にわたっていますし、そもそも正社員ではなくともフリーランス、個人事業主もますます活躍している時代でもあります。 いずれにしても、テレワークは造語ではありながら、いま確実に日本社会に根付いている働き方だと言えるでしょう。 働き方改革と 5G の登場 もうひとつ、テレワークと並び、在宅勤務を含めた自由な働き方を後押しするのが、2019年にはじまった「働き方改革法」です。 「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について さらに、テクノロジーが後押しします。 5G の登場です。 5Gと4Gで何が変わる?何ができる? テレワークをしやすい環境が今後続々と始まっていくということです。 テレワークで活躍する各種サービス テレワークが始まると移動時間が無くなったり、無駄な残業も減る、無駄な会議も減るという点は相違ないと思います。 しかし、隣の席にちょっと声をかけるのと同じ感覚ではいられないのも事実です。 そんな違和感をできるだけ払拭できるのが、以下に挙げる様々なツールやサービスです。 テレワークで必須なツールには以下のようなものが存在します。 Chatwork: Slack: Skype: LINE: ZOOM: WebEx: Microsoft Teams: これらについてはすでにご使用の方も多いと思いますが、コミュニケーションをリアルと同じようにするにはこのようなサービスを利用すべきでしょう。 弊社のお客さまの中には、「メールと電話だけだとさすがに厳しい」という声も聞こえてきます。 テレワークのデメリット テレワークが IT業界特有のものから社会全体に浸透する背景は理解できましたが、とはいえ、まだまだ慣れていないシーンも多いでしょう。 ここでは考えられるデメリットもご紹介します。 メリットとデメリットを合わせて検討することで対策しやすくなります。 代表的なデメリットは以下になります。 時間管理が難しい(自己管理能力の低い人は相当大変) これまでは通勤時間を計算して始業までに出社をしていた生活から急に、始業までにテレワークの準備をしておけばいいということになり、通勤時間がゼロになります。 それによって満員電車などのストレスは軽減されると考えられますが、一方で時間管理をきちんとしないと強制力が働きにくくなるため、ダラダラと仕事をしてしまう傾向もあります。 逆に時間管理をきっちりできる人には有効な手段です。 他者との接触頻度の低下によるメンタル面の不調(ネガティブな人は特に) こちらは最近多くの声を聴くようになりましたが、やはりずっと在宅でひとりで仕事をするということに性格的に向いていない人もいますし、元々少しネガティブに物事を捉えてしまいがちな人は、これまでのようにコミュニケーションが十分に取れないと余計な心配をしてしまったり、あらぬ方向に考えてしまったりということが発生します。 特に気持ちが切り替えにくくなる人や、気持ちが下がっているときなどは、どうしても悪い方向に考えてしまうのが人間ですので、このあたりはチームや部署として、上司としてどうフォローしていくかという課題にも直結します。 完全な成果主義 こちらも最近特に言われていますが、これまではオフィスでのコミュニケーションだけで仕事をしていた人の場合は、在宅ではその方法が通用しないですから、純粋に作業の成果や仕事の成果で評価されることになります。 テレワークやリモートワークは、「完全なる実力主義の世界」とも言えるでしょう。 無駄な会議や打ち合わせなどは発生しにくいため、「今日はどんな仕事をしたのか」「今日の成果は何か」をきちんと示せないと、周囲からの信頼も失ってしまいます。 何となく惰性で仕事をしてきていた人にはかなり辛い環境になるでしょう。 (見えない)コミュニケーションコストの増大 また、隣の席同士なら一言、二言で済んでいた話が、チャットやメールになると急にやり取りが増えます。 例えば、YES か NO かだけを問うケースで考えてみましょう。 しかし、これはチャットやメールになると想像するといかがでしょうか。 こちらを先に進めてください」 部下:「(それは分かってるけど)・・はい、かしこまりました。 しかし、こちらの件を先に進めてほしいと先方はおっしゃっています」 上司:「(いや、だからさ)それはそうですが、ウチにとったら別件の方が重要なのはわかりますよね?」 部下:「(はあ?当たり前だろ)もちろん理解しています。 しかしこちらを進めてから検討するとおっしゃっていますが」 上司:「(いやいや、そうじゃなくて)理解しているなら、別件を含めて考えてもらうように伝えてください。 」 部下:「(え、結局 NO ってこと?)はい、分かりました、、、ではまずは別件を聞いてみます」 これらは極端な例ではありますが、なぜか文章になるとそれぞれ丁寧な言葉遣いになります。 そしてそれがかえって冷たい印象を与えます。 また、顔が見えない分、断定してしまうことも多くなるでしょう。 これらは、少しずつ積み重なり、見えないコストが増大していくことになります。 非言語コミュニケーション(Non Verbal Communication)が通じない世界 コミュニケーションは、言語情報と非言語情報に分けられますが、上記の例のように「言語情報」が主を占めてしまうと、これまでコミュニケーション内で受け止めてきた「非言語情報」がゼロになるため、本当に相手が何を言いたいのか分からなかったり、間違えてしまうこともあります。 また文章だけだと、「どういうトーンで書いているのか分からない」ことも多くなるため、「怒っているのかも」と推測したり「大して重要ではない」と軽く受け止めたりという誤解も招きやすくなります。 非言語情報は、実はコミュニケーション上では大変有効な情報なのですが、それらを受け取れないという前提で仕事をすることを考えなくてはなりません。 テキストによるコミュニケーションがますます重要に 非言語情報が使えないということは、テキストがメインになりますが、その場合には文章力がますます重要になります。 数年前にこんな記事も書いています。 読み書き、つまり視覚情報が重要になるとき、いったいどういう点に注意すればいいのでしょうか。 テキストコミュニケーションにおける10個の注意点 テキストがメインになる世界では、これらのポイントをしっかり押さえておきましょう。 言葉の定義をする これはコミュニケーションにおける「基本」です。 これまでにも何度もお伝えしていることですが、これがないと、リアルの場でのコミュニケーションも上手く行きません。 例えば、弊社の「良い品質」という言葉の定義は、「お客様の望むものを作ること」となっていますが、これがもし決まっていなければ「自分たちが良いと思ったものが良い品質」というように勝手な解釈が含まれてしまいます。 それでは、一定の品質をお届けすることができません。 会話の中で「良い品質、良いものを作りたい」という発言があったとき定義が定まっていれば問題ありませんが、そうでない場合には、「自分勝手な品質」という解釈で進めてしまうと、コミュニケーションそのものがおかしくなります。 きちんと言葉の定義から始めましょう。 1つのテーマの中に複数のテーマを入れない(誤解が生じる) これはメール等でもよくあるのですが「1つのテーマの中で、別のテーマを論じない」ということです。 リアルな場であればそれも流れをつかめるケースも多いのですが、基本的にテキストメインになると情報量が減少するため、その中で別の話をしてしまうと、読み手はついてこれない可能性があります。 プライベートならまだしも、ビジネス上では1つのテーマが話し終わってから次に移る方が結果的にスムーズになるでしょう。 これは、リアルな場でも同じことですが、結論が出ない話し合いや打ち合わせは意味がありません。 ただ参加者が何となく不安だからということで開催されるケースがほとんどです。 その場合、何となくの安心感だけ手に入れて業務への改善が見られません。 結論を先に、次にその理由を述べていくというのは、テキストベースのコミュニケーションでも基本中の基本です。 日付は、曜日だけで答えない これは無意識にやってしまいがちなのですが、「来週の木曜日までに納品してください」といったケースです。 「木曜日」だけだと、勘違いする可能性を作ってしまいます。 もちろんそうならないように、お互いに注意すべきなのですが、であるならば、初めから「4月9日木曜日に納品してください」と言えばいい話です。 端折らずにきちんと伝えましょう。 言葉を端折らない(主語、述語、目的語がないと指示や話が曖昧になる) こちらもよく見かけるケースです。 「いつ、だれが、何をするのか」をはっきり書くことです。 もしチャットツール等で複数のテーマで話しているとき、これが結論として書いていないと結局誰もやらないことになります。 指示がハッキリしなければ動けないですし、曖昧な個所は質問して確認しなければ進められません。 「いつまでに、誰が何をするのか」は抑えましょう。 箇条書きを使って順番に話をする これも簡単なことなのですが、意外とできない(やっていない)ことです。 文章をダラダラと書くくらいなら、箇条書きにしてシンプルに伝えた方がよいでしょう。 二重否定のような文章は、一見読むだけでは分からないことも多いですし、ストレートに書くのが一番です。 ただ、文章としてそれを書くと冷たい印象を与えるケースもありますので、箇条書きにしておくことで、ここはそういう書き方、表現なのだと理解してもらうことができます。 全体として 5W1H を意識する 5番と重複する部分ですが、これを意識しないと自分の視点だけになり、話が分からなくなることがあります。 「いつまでに、誰が、何をするのか」をはっきり書くことが大切です。 必要であれば、各種のチャットツールにあるリマインダー設定を利用しましょう。 多少冗長になっても、明確に書いておく 言葉を端折れば端折るほど、誤解は生まれやすくなります。 たしかに会話の中では、端折って話ても伝わることも多いのですが(非言語情報が多いため)、テキストだけでやり取りしようとするときには、面倒ですが、きちんと書いておきましょう。 それによって余計な質問もなくなりますし、結果的にやり取りが一度で済みます。 テキストコミュニケーションは予想以上にコストと時間がかかるという前提でいる またそもそも論、心構えとして「テキストによるコミュニケーションは、(意外と見えない)コストがかかるということも念頭に置いておきましょう。 これまでは、「隣にいるから話しかけたらすぐに終わる」「電話すればすぐに済む」という状況も多かったため、そのやり方に慣れている人も多いとは思いますが、チャットツールやメールでは、そうはいきません。 その分、予測しながら書くようにしなければなりません。 ポジティブに書くのかネガティブに書くのか これは書き手の思想に影響を受けますが、例えば何らかの報告などのケースでは、どうしても主観が入ります。 そのため、ポジティブに書くのか、ネガティブに書くのかによって読み手の持つ印象は変わってしまいます。 よく「事実」と「意見」を分けて書くことを推奨されますが、チャット等ではそれらをテンプレ化してもいいかもしれません。 読み手の判断が変われば打ち手も変わってしまうので、特に注意が必要です。 テキストに振り回されないために ここまでテキストによるコミュニケーションの注意点を書きましたが、これらを注意するだけでなくZOOM などを合わせて活用することもお薦めします。 弊社でもオンラインでの商談では、ZOOM や Skype 等を利用しています。 まとめ テレワーク時代のテキストによるコミュニケーションは、これからの新ルールになるでしょう。 その中でこれまで以上の仕事の成果を出すために、どういうポイントに気を付ければいいのかのご参考になれば幸いです。

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このページのコンテンツ• 総務省調査によるテレワークのコミュニケーション対策例 テレワーク導入により生じるコミュニケーション不足に対して、どのような対策が行われているのでしょうか。 総務省が企業に行った調査によると、次の結果になりました。 総務省「テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策(複数回答、企業)」 参考: グラフを見てわかるように、ビデオ会議システムとチャットの導入でコミュニケーション不足を補おうとする企業が多いようです。 テレワークでコミュニケーション不足から生じるデメリット テレワークのために新たなツール導入は必須です。 ただ、ツールを使えばテレワークがスムーズに進むかと言えば、それほど単純ではないでしょう。 逆に、ツール自体が問題を引き起こす場合もあります。 ある会社では、次のようなトラブルが現場で起こっています。 言葉不足で誤解を生むケース ある30代の男性社員は、急遽入った用事により、予定されていた顧客とのオンラインミーティングに同席できなくなりました。 彼は、自分はサポート的な役割であるため問題ないと判断し、細かく理由を説明しませんでした。 ところが、上司は「さぼっているのでは」という疑惑をもち、彼はそのまま悪い印象を持たれることに。 自然に顔を合わせる、ということがないテレワーク環境では、説明が足りないと深刻な事態に発展する危険性があります。 雰囲気が伝わらないトラブル ある女性社員は、オンラインで話した時に同僚の言葉がとげとげしいことに気づきました。 事情を聞くと、他の同僚がしばらく前に彼女に関するネガティブな情報を伝えたことが原因でした。 通常のオフィスであれば、こういった状況をもっと早く察知できたかもしれません。 ですが、テレワークの場合は雰囲気を感じ取れる機会が少ないため、トラブルを早めに察知し解決することが難しくなります。 コミュニケーションツールを使いこなせない人たち 新しいツールを導入すると、やはり使いこなせない人が一定数出てきてしまいます。 ある50代の男性社員はこういった時、以前は近くの女性社員のサポートを受けていました。 しかし、テレワーク中は気軽にサポートを受けられる状況ではなく、ツールを使えずに取り残されています。 コミュニケーション不足による課題を解決する6つの方法 ツールは便利ですが、導入しただけではコミュニケーション問題は解決しません。 具体的な運用ルールを定め、浸透させる必要があります。 どういったルールが有効か、コミュニケーションを円滑にする6つの方法を紹介します。 チャットを頻繁にチェックする チャットはメールよりも手軽に取り交わせるだけに、やり取りの進むスピードが速いのが特徴。 メール感覚で放置しておくと、情報から取り残されてしまいます。 自分が関わるプロジェクトのグループチャットは頻繁にチェックするようにしましょう。 チャットやショートメッセージは短くコメントをする チャットやショートメッセージは、反応を示さなければプロジェクトの進行が遅くなる可能性も。 メールのようにしっかりした文章を書く必要はありません。 むしろ長い文章を書くと、返事をする側にもプレッシャーがかかります。 社内の雰囲気によっては絵文字でも良いので、早目に反応を返すようにしましょう。 ポジティブな言葉を発する 書き言葉は、時にあらぬ誤解を招くことがあります。 テレワークの場合、一度誤解が生じると解消する機会が少ないので、悪化していく恐れがあります。 ネガティブな単語は意識して避け、極力ポジティブな言葉を使うように心がけましょう。 断る時は理由を伝える 予定変更や何かをキャンセルする場合には、「理由」も伝えましょう。 「わざわざ言わなくても分かるだろう」と思いたいところですが、こういった甘えがトラブルの元。 聞かれなくても理由を言うようにすると、不要なトラブルを減らせます。 こまめにオンラインミーティングで話す 相手の言動に疑念を感じたら、やっぱり顔を見て話すのが一番。 オンラインミーティングを使って、早目に不安を解消しましょう。 笑顔を見せると相手からの信頼が高まる効果があるとも言われています。 短めのオンラインミーティングを気軽に開催する習慣が根付けば、全体の雰囲気もよくなります。 ツールをひとつにまとめる 複数のツールを導入すると、使い方を覚えたり、サポートを行う手間が増えます。 ひとつのシステムに複数ツールの機能を兼ね備えたものを選ぶと手間を軽減できる上、業務効率も上がります。 たとえば営業システムのeセールスマネージャーはスケジュール管理・チャット・報告機能などがひとつになったシステム。 営業担当者が活動報告すると、その内容が自動的に上司やその案件と関係ある担当者のタイムラインに投稿されます。 eセールスマネージャーの詳しい機能はこちらをご覧ください。

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